Managed Solutions Provider
Voordelen ShoreTel IP Telefonie
Belangrijke voordelen.
De belangrijke voordelen aan ShoreTel IP telefonie vindt u in:
1. Key Benefits
2. Infrastructuur
3. Onafhankelijk van datanetwerken
4. Soepel migratiepad
5. Modulaire opbouw: uitbreidbaarheid
6. Redundancy
7. Gebruikersgemak
8. Beheergemak
9. Bereikbaarheid
10. Softphone voor de thuiswerker
11. Voice mail
12. De telefonist(e)
13. De Architektuur
Terwijl de concurrentie aanpassingen deed aan ouderwetse telefooncentrales of een aantal producten uit diverse acquisities samenvoegde om hun telefonie producten te ontwikkelen, kon ShoreTel met een schone lei beginnen. Het resultaat is dat de ShoreTel Smart systems opmerkelijk simpel zijn, maar toch alle mogelijkheden en betrouwbaarheid hebben die men kan verwachten van een technologisch geavanceerd IP telefonie systeem.
Per werkplek is er slechts één UTP kabel / netwerk aansluiting nodig. Dit is een voordeel wat zich vooral voordoet als er nieuwbouw gerealiseerd wordt, of het aantal werkplekken groter wordt dan de beschikbare netwerk aansluitingen. ShoreTel telefoons koppelen rechtstreeks aan het IP netwerk met een netwerkaansluiting. De PC op het bureau wordt aan de telefoon aangesloten. Dat laatse maakt ook interactie tussen de telefoon en de PC mogelijk.
3. Onafhankelijk van data netwerken
ShoreTel systems integreert met switches en routers van alle leidende data netwerk leveranciers. Klanten worden niet geconfronteerd met dure netwerk upgrades verplicht door proprietary fabrikanten.
Beginnend met een bijkantoor of het hoofdkantoor, ShoreTel technologie is de gemakkelijkste manier om IP telefonie te omarmen. Begin vandaag nog met de overgaan naar deze bewezen technologie en zie de besparingen over uw hele netwerk direct.
ShoreTel telefoon centrales (voice switches) zijn er in een drietal varianten, De Shoregear 40, De Shoregear 60 en De Shoregear 120. De nummers 40, 60 en 120 staan voor het aantal IP telefoons die op het systeeem aangesloten kunnen worden. Deze voice switches zijn appart en in cobinatie met elkaar te gebruiken. Bij een bedrijf met 30 geautomatiseerde werkplekken zal de 40 gekozen worden, maar voor een bedrijf met 110 werkplekken één maal de 120 of twee maal de 60. Door hun uitgekiende ontwerp zijn ze aan elkaar te koppelen tot één enkel systeem. In de praktijk kan op deze wijze een telefonieplatform gebouwd worden met 12.000 toestellen.
De koppeling van de voice switches (De Shoregears) kan op basis van het lokale netwerk, maar ook over Wide Area Networks. Een ip centrale in Amsterdam en bijvoorbeeld één in Brussel werken als één enkel systeem. Dat maakt verkeer tussen de vestigingen goedkoper, omdat de gesprekken over de WAN koppeling plaatsvinden, maar maakt het ook mogelijk voor alle vestigingen één enkele telefonist(e) in te zetten.
De modulaire opbouw van het ShoreTel IP Telefonie concept zorgt naast de eerder genoemde uitbreidbaarheid tot 12.000 toestellen ook voor een ongekende redundancy. Als een set up op klantlocatie bestaat uit meer dan één voice switch, dan kan bij uitval van één van de voice switches de nog werkende switch het overnemen. Ook al bestaat het systeem uit meer modules, samen vormen ze één systeem. Het systeem is zo sterk als de sterkste schakel. Dit principe geldt zowel voor een LAN als een WAN omgeving.
Voor het bellen buiten het WAN is men doorgaans aangesloten op het PSTN netwerk van bijvoorbeeld KPN, Mocht uw WAN down gaan, dan zorgt het systeem dat de gesprekken die u normaal over het WAN naar één van uw andere locaties voert, automatisch via het traditionele PSTN netwerk (bijvoorbeeld ISDN 30) naar buiten zullen gaan.
Ook voor gebrukers zijn er diverse gemakken. Er zijn diverse IP telefoons verkrijgbaar, met meerdere handige mogelijkheden. In de telefoon is de telefoonlijst van het bedrijf vindbaar, maar ook is het mogelijk even met 2 – 6 mensen in een conference te gaan, zonder extra licenties te kopen.
Werkplek onafhankelijk Gebruikers loggen in op hun toestel. Op die manier weet het systeem van welk toestel de gebruiker gebruik maakt. Dit maakt de weg vrij voor de gebruikers om op iedere willekeurige plek binnen het kantoor (ook binnen het WAN) te werken, maar ook op een thuiswerkplek. Op die thuiswerkplek zijn zij dan bereikbaar op hun eigen doorkiesnummer (op voorwaarden dat zij via VPN inloggen op het bedrijfsnetwerk), en als zij naar buiten bellen zal dat via de centrale binnen het LAN of Wan van het bedrijf gaan, en zal degene die gebeld wordt ook het nummer van hetbedrijf zien verschijnen in het display.
Als u op projectbasis bij een opdrachtgever aan het werk bent, dan kunt u uw toestel nummer op die lokatie uit laten komen. De voorwaarde is wel dat u op die werkplek wel de beschiking hebt over een direct van buiten aan te kiezen buiten lijn (deze functionaliteit noemen we external assignment).
Minder afhankelijk van telecombeheerder Bij traditionele en minder geavanceerde telefoniesysteem is de gebruiker redelijk afhankelijk van de telecombeheerder. Binnen het ShoreTel concept mag de gebruiker zelf veel zaken regelen. Door gebruik te maken van de Call Manager (Call Manager is de softwarematige telefoon op het beeldscherm van PC of Laptop), kan iedere gebruiker bepalen of hij bereikbaar is voor de buitenwereld of niet. Hij kan zelf bepalen wanneer de klant welk voice mail bericht te horen krijgt. Ook kan men zelf bepalen naar welke extentie (intern nummer of mobiel nummer) men het toestel bij afwezigheid laat doorschakelen. Verder kan men zelfstandig van de telefombeheerder met zowel het toestel als met de Call Manager een conference opzetten met 6 personen (binnen en buiten het eigen LAN/WAN).
Door installatie van de zogenaamde Call Manager is het mogelijk diverse interactieve functies tussen de telefoon en de pc tot stand te brengen. Zo zal deze call manager desgewenst, naast de bedrijfstelefoonlijst ook alle contactpersonen uit Outlook inlezen. Op die manier is het mogelijk om op de pc op naam te bellen met de ip telefoon. Als er naar het toestel gebeld wordt, verschijnt er een pop up scherm met het nummer, en eventueel de naam van de beller op het scherm van de pc.
Door deze koppeling is het ook mogelijk bij het maken van een afspraak in outlook de daarbij behorende call handling mode op het toestel te activeren (call handeling mode; wel/niet aanwezig, in een meeting, out of office). Wanneer u een meeting in uw agenda zet van 10.00 -12.00 uur, dan spring uw toestel om 10.00 uur automatisch op de call handeling mode In een meeting.
Het beheer van het systeem geschiedt volledig door middel van een webinterface. Deze is dus vanauit elke hoek van het Internet aan te spreken. De beheerder(s) hoeven dus niet vanaf speciale computers of consoles te beheren. De organisatie is vrij te besluiten vanaf waar het beheer kan plaatsvinden. Het spreekt voor zich dat met Firewalls en andere beveiligingstechnieken voor zorgedragen dient te worden dat niet iedereen dat kan. De pagina is daarnaast met gebruikersnaam en wachtwoord afgeschermd.
Het beheer via de webinterface neemt allerlei moeilijke commando’s uit handen. Het toevoegen van een gebruiker is in een paar seconden gebeurd. Door gebruik van pulldown menu’s, radio buttons e.d., is de kans op het maken van fouten in de configuratie tot een minimum beperkt.
Omdat de diverse centrales samensmelten tot één systeem hoeft er ook maar één systeem beheerd te worden. Dat scheelt aanzienlijk in beheerskosten. Een gebruiker die in Amsterdam wordt toegevoegd in het systeem is ook direct bekend in alle telefoons die aangesloten zijn op het systeem, dus ook in Brussel.
De gebruiker heeft diverse mogelijkheden om zichzelf meer bereikbaar te maken. Zo kan het nummer doorverwezen worden naar een ander nummer, maar een meer in het oog spingende functie is “find-me”. Daarmee kan de gebruiker het systeem instrueren hem te zoeken op een aantal plekken/nummers.10. Softphone voor de thuiswerker
Tot slot kunnen thuiswerkers gebruik maken van een zogenaamde SoftPhone. Dat is een stukje software waarmee een pc of laptop de functie van de telefoon overneemt. Met een simpele headset kan de gebruiker op het werk bijvoorbeeld handsfree bellen, of zijn laptop thuis omtoveren tot telefoon, aangesloten op het systeem van het werk. Door deze oplossing is de gebruiker thuis bereikbaar onder zijn werknummer.
Elke gebruiker kan gebruik maken van voicemail. Voicemail berichten die achtergelaten worden kunnen via het systeem afgeluisterd worden, maar ook naar het e-mail adres van de betreffende gebruiker gestuurd worden. De gebruiker kan met iedere willekeurige telefoon (vast toestel thuis of mobiel) het voice mail menu wijzigen, voice mail uitluisteren en de call handeling mode aanpassen. Ook is het mogelijk het syteem een notificatie te laten sturen naar uw mobiel op het moment dat iemand een voice mail bericht heeft ingesproken op uw vaste toestel op kantoor.
Zoals eerder gemeld kan het hele systeem over vele vestigingen verdeeld zijn, maar kan op de hoofdvestiging gebruik gemaakt worden van een minimum aantal telefonistes. Ook als systeem meerdere koppelingen naar de telecom provider (KPN, etc.) heeft kunnen de inkomende gesprekken naar één telefonist(e) worden gezet. Dit betekent vaak een enorme besparing voor een bedrijf met meerdere vestigingen.
De telefonist(e) kan gebruik maken van de zogenaamde Operator Call Manager. Deze software geeft op het scherm overzicht over inkomende gesprekken, uitgaande gesprekken, welk gesprek er bij welk nummer in gesprek is, maar heeft ook de mogelijkheid om een wachtend gesprek met de muis naar een vrij toestel te slepen. Op deze manier houdt de telefonist(e) overzicht en kan actief in het proces ingrijpen, waardoor telefonie een functioneler communicatie middel wordt binnen het bedrijf.
Naast deze belangrijke mogelijkheden heeft het ShoreTel systeem nog veel meer functies, die uw organisatie ondersteunen en telefonie een functioneel geheel maken. De telefombeheerder kan telefoniste bepaalde rechten geven om in de management interface simpele mutaties uit te voeren zoals het toevoegen van een medewerker. Op deze wijze is de organisatie flexibelere en kan de telecom beheerder zicht met de meer complexe zaken bezig houden.
